VR fungerar enligt aktiebolagslagen

VR-koncernens moderbolag är VR-Group Ab, som lyder under kommunikationsministeriet och ägs till hundra procent av finska staten. Bolaget grundades år 1995 för att fortsätta Statsjärnvägarnas verksamhet. Åt bolaget överläts genom statsrådets beslut statens egendom som enligt lag varit i Statsjärnvägarnas besittning. Bannätets direkta ägo och administration förblev hos staten, och sköts av Banförvaltningscentralen som lyder under kommunikationsministeriet.

Bolagsstämma

Bolagets räkenskapsperiod är ett kalenderår. Den ordinarie bolagsstämman hålls årligen den dag styrelsen bestämmer, inom sex månader från räkenskapsperiodens utgång. På bolagsstämman använder kommunikationsministeriets representant statsmaktens rösträtt.

Förvaltningsråd

Till VR-Group Ab:s förvaltningsråd kan det enligt nuvarande bolagsordning höra minst 6 och högst 12 medlemmar. År 2008 ändrades bolagsordningen och antalet medlemmar sjönk från 22 till 12.

Förvaltningsrådets ordförande och medlemmar väljs av bolagsstämman. En person som fyllt 68 år kan inte väljas till ordförande eller medlem i förvaltningsrådet.

Förvaltningsrådet väljer bland sig en vice ordförande. Mandatperioden för en medlem i förvaltningsrådet
är ett år. Förvaltningsrådets medlemmars arvodenbestäms av den ordinarie bolagsstämman.

Förvaltningsrådets uppgift är att övervaka att bolagets ärenden sköts enligt sunda affärsprinciper under iakttagande av lönsamhet samt i enlighet med bolagsordningens och bolagsstämmans beslut.

Förvaltningsrådet behandlar ekonomi- och årsplanerna som innehåller förslag gällande omfattande förändringar inom basserviceutbudet samt följer upp genomförandet av nämnda planer. Förvaltningsrådet ger styrelsen råd gällande omfattande eller principiellt viktiga ärenden samt avger utlåtande åt bolagsstämman med anledning av bokslutet och revisionsberättelsen.

Förvaltningsrådet samlades år 2008 sju gånger, och närvaroprocenten var 83.

Styrelse

VR-Group Ab:s styrelse kan enligt bolagsordningen bestå av ordföranden samt minst fyra (4) och högst åtta (8) medlemmar, som bolagsstämman väljer årligen vid den ordinarie bolagsstämman.

En person som fyllt 68 år kan inte väljas till ordförande eller medlem i styrelsen. Styrelsen väljer inom sig en vice ordförande.

År 2008 fanns det ordförande, vice ordförande och sex medlemmar i styrelsen, av vilka en representerade personalen och de övriga var neutrala medlemmar från bolag utanför VR. Styrelsemedlemmarnas arvoden bestäms av den ordinarie bolagsstämman.

Styrelsens uppgift är att sköta bolagets administration
och se till att verksamheten sköts på ett tillbörligt sätt, utnämna och avskeda verkställande och vice verkställande direktören och bestämma deras löner samt förbereda ärenden som behandlas på bolagsstämman och i förvaltningsrådet. Styrelsen skall härutöver sköta övriga administrativa ärenden som enligt aktiebolagslagen tillkommer den, om dessa inte särskilt förbehållits förvaltningsrådet eller anförtrotts verkställande direktören.

Styrelsen samlades 14 gånger år 2008. Styrelsemedlemmarnas närvaroprocent vid mötena var 93.

Styrelsens kommittéer

Styrelsen har inom sig bildat en nominerings- och arvodeskommitté samt en revisionskommitté. Kommittéernas verksamhetsperiod är ett år. Perioden börjar när VR-Group Ab:s ordinarie bolagsstämma har hållits och kommittéerna utsetts. Verksamhetsperioden räcker till följande ordinarie bolagsstämma.

Kommittéerna samlas 4–5 gånger om året. Kommittéernas dagordningar har fastställts av styrelsen och kommittéerna rapporterar till styrelsen.

Nominerings- och arvodeskommitténs huvudsakliga uppgifter gäller ärenden i anslutning till val och avlöning av koncernens högsta ledning. Revisionskommitténs huvudsakliga uppgifter är ärenden i anslutning till den ekonomiska rapporteringen, speciellt gällande bokslut och delårsöversikter, den interna kontrollen samt riskhanteringen.

Nominerings- och arvodeskommittén samlades sex gånger och revisionskommittén fyra gånger.

Verkställande direktören och ledningsgruppen

VR-Group Ab:s verkställande direktör är samtidigt VR-koncernens verkställande direktör. VR-koncernen har en ledningsgrupp som består av verkställande direktören (ordf.), ekonomidirektör, utvecklingsdirektör, personaldirektör, kommunikationsdirektör, direktör för persontrafikdivisionen, direktör för logistikdivisionen, direktör för Tjänster och produktion, direktör för Internationella ärenden inkl. Ryssland samt av Oy VR-Rata Ab:s verkställande direktör.

Ledningsgruppen behandlar strategiska och andra viktiga ärenden som berör VR:s verksamhet samt gör upp planer och följer deras förverkligande. Dessutom behandlar ledningsgruppen de viktigaste dagliga funktionerna och operativa ärendena. Ledningsgruppen samlas i regel en gång i veckan.

Motivationssystem

Vid VR-koncernen har man i bruk ett resultatbonussystem för ledningen och ett dito för personalen.

År 2007 bildades en personalfond för personalens resultatbonussystem. Personer inom ledningen hör inte till personalfonden.

Till fonden överförs en resultatpremie vars storlek bestäms av bolagets rörelsevinst (vikt cirka 50 procent) samt 2–3 kvalitativa mål för de enskilda resultatenheterna (vikt cirka 50 procent). Utöver detta har man i vissa bolag inom koncernen haft i bruk resultatbonussystem för personalen, som bland annat grundar sig på uppnåendet av målen, servicenivån och kundtillfredsställelsen.

Till motivationsbonussystemet för VR-koncernens ledning hör 397 personer i ledande ställning. I systemet ingår motivationsprogram på såväl kort som lång sikt. Motivation på kort sikt grundar sig på uppnåendet av 3–4 personliga mål eller samfällda mål för resultatenheten, utöver de bolags- och koncernspecifika målen.

Koncernens styrelse besluter årligen, efter att ha fastställt budgeten, lönsamhetsmålet på koncernnivå och bolagsnivå samt mätaren för lönsamheten, som varit rörelsevinsten. Koncernförvaltningen fastställer vilka uppgifter som hör till motivationsprogrammet på kort sikt.

Motivation på lång sikt grundar sig på VR-koncernens eget kapitals avkastning (ROE). Styrelsen fastställer för tre år i taget bonusskalan och övriga grunder för motivationsbonus på lång sikt. Nominerings- och arvodeskommittén fastställer vilka uppgifter som hör till motivationsprogrammet på lång sikt.

Ledningens motivationsbonus har definierats så att maximibonus kan, beroende på vederbörandes uppgift, uppgå till 15–80 % av årslönen, om alla mål uppnås.

Revisionsverksamhet och riskhantering

Enligt bolagsordningen ska det fi nnas minst två och högst fem revisorer i bolaget. En revisor bör vara en revisor eller ett revisionssamfund som godkänts av Centralhandelskammaren och de övriga skall vara godkända revisorer.

För tillfället är revisorerna två till antalet. En revisors verksamhetsperiod utgår när den näst efter valet följande ordinarie bolagsstämman slutar.

Till koncernen hör enheten för intern revision, som har som uppgift att granska och bedöma om koncernbolagens interna övervakning är saklig och fungerande, funktionerna effektiva, riskhanteringen tillräcklig, den ekonomiska och operativa informationen riktig och exakt samt om tillgångarna är säkrade och att lagar, förordningar och interna föreskrifter efterföljs. Den interna revisionens verksamhetsprinciper har definierats i en verksamhetsinstruktion. Verksamhetsinstruktionen och den årliga verksamhetsplanen godkänns av VR-Group Ab:s styrelse.

Den interna revisionen verkar administrativt under verkställande direktören och rapporterar till VR-Group Ab:s styrelses revisionskommitté. Den interna revisionen följer branschens professionella och etiska standarder på internationell nivå. Enheten har fem revisorer.

Statsrevisorerna har rätt att kräva av VR-koncernen de uppgifter som de behöver för att kunna sköta sitt uppdrag.

Statens revisionsverk har rätt till revision speciellt för att klarlägga hur statens ägarstyrning och delägarmakt utövats.

Enligt den riskhanteringspolicy som VR-Group Ab:s styrelse fastställt, bör man se till att det inte uppstår sådana risker inom verksamheten vilkas följder, om riskerna förverkligas, skulle vara oproportionerliga med avseende på verksamhetens resultat eller risktagningsförmåga.

Verkställande direktören svarar för ordnandet av riskhanteringen i koncernen. Bolagens verkställande direktörer svarar för riskhanteringen i sina respektive bolag. Det finns ingen separat organisation för riskhantering, utan riskhanteringen är på respektive bolags operativa lednings ansvar.

I de årliga riskkartläggningarna har man definierat och prioriterat riskerna på koncernnivå och för de enskilda koncernbolagen. Åtgärder för hantering av riskerna har utarbetats. Visavi de största riskerna görs årliga riskanalyser. Om riskkartläggningarna och uppföljningen av risker rapporteras till VR-Group Ab:s styrelse.